Lorsque j’ai rejoint cette nouvelle équipe, j’ai rapidement constaté un défi majeur: aucun process en place. L’équipe fonctionnait comme un studio, les demandes affluaient de partout — mails, téléphone, échanges informels — et tout était considéré comme urgent. Résultat ? Une équipe en surcharge, constamment en retard, et des clients internes frustrés.
🔎 Un volume de projets considérable
En tant que chef de projet, je gérais simultanément plus de 50 projets, allant de simples demandes créatives à des interventions plus complexes en ergonomie, développement front ou encore des mises à jour du CMS en JEE. Certains nécessitaient quelques heures, d’autres plusieurs jours. Dans ce contexte, structurer les échanges et les priorités était impératif.
📅 Mettre de l’ordre dans la gestion des demandes
L’entreprise utilisait déjà Jira, mais pas mon équipe. J’ai donc instauré son utilisation systématique pour centraliser et tracer chaque demande. Désormais, plus de sollicitations volatiles: tout devait être enregistré, détaillé et priorisé.
🛠 Anticipation et planification
J’ai instauré un délai de dépôt des demandes d’un mois, permettant une meilleure organisation et évitant les urgences intempestives. Résultat ? Des sujets mûris et cadrés avant d’entrer en production, et une équipe qui pouvait se concentrer sur l’essentiel.
🎓 Accompagner le changement
Un changement de cette ampleur demande pédagogie et communication. Il a fallu accompagner les parties prenantes pour leur faire comprendre que cette nouvelle organisation leur bénéficierait: moins de stress, plus de visibilité et des livraisons plus fiables.
📈 Les résultats ?
– En deux mois, nous étions en avance sur toutes les demandes.
– Plus aucun retour sur nos livraisons: le besoin était éclairci et validé en amont.
– Une équipe plus sereine et plus efficace, des clients internes mieux informés et impliqués.
💡Mettre en place des outils, c’est bien. Mais instaurer une vraie dynamique de collaboration, c’est ce qui fait la différence.